Themen
KONTAKT
Paul-Fiete Kramer, Institut Arbeit und Qualifikation (IAQ)
paul-fiete.kramer@uni-due.de
Was lässt sich von dem Fall PuG lernen?
Kurz & Knapp
- Digitalisierung im Unternehmen nachhaltig verankern: Die Ausarbeitung eines unternehmensspezifischen Handbuchs zur Nutzung von MS 365, die regelmäßigen IT-Sprechstunden und Best-Practice-Meetings sowie die Benennung fester Ansprechpartner für Digitalisierungsfragen haben geholfen, die Digitalisierung bei der PuG voranzubringen.
- Beschäftige aktiv mit einbeziehen: Durch die frühzeitige Information und Einbeziehung der Beschäftigten konnten bereits in der Startphase der Einführung sinnvolle Ansatzpunkte für die digitale Unterstützung der konkreten Arbeit durch MS 365 gemeinsam identifiziert werden.
- Knowhow aufbauen und bei Bedarf externe Unterstützung einholen: Voraussetzung für die erfolgreiche Nutzung von MS 365 war u.a. die Schulung der Beschäftigten. Durch regelmäßige IT-Sprechstunden und feste Anlaufstellen können Probleme im Umgang mit den Tools schnell geklärt werden – hilfreiches Wissen für die Nutzung von MS 365 wurde zudem in einem betrieblichen Handbuch festgehalten.
Weitergehende Informationen zur PuG Pflege- und Gesundheitsteam GmbH
Unternehmen
PuG Pflege- und Gesundheitsteam GmbH
Die PuG Pflege- und Gesundheitsteam GmbH mit Sitz in Haltern am See bietet Pflege- und Gesundheitsdienstleistungen (z.B. ambulante Pflege und Pflegeberatung) an verschiedenen Standorten u.a. im Ruhrgebiet an.
Die PuG ist Teil der Borger-Gruppe. Hierzu gehört neben weiteren Pflegediensten zum Beispiel auch die PuG inclusio GmbH, die u.a. Schul- und Kitabegleitung anbietet. Derzeit (Stand: November 2022) beschäftigt die Borger-Gruppe insgesamt rund 500 Mitarbeitende.
Was war der Anlass für die Digitalisierung? Was wurde digitalisiert?
Ausgangslage, Technologie, Zielsetzung
Der Wunsch nach verbesserten Informations- und Kommunikationsabläufen gab bei PuG den Anstoß zur Digitalisierung. Ziel von Thimmo Borger, der im Februar 2022 als neuer Geschäftsführer in das familiengeführte Unternehmen eingestiegen ist, war es, durch passende digitale Unterstützung effektivere und transparentere Arbeits- und Austauschprozesse über die einzelnen Standorte und Unternehmen der Borger-Gruppe hinweg zu erreichen.
Bisher herrschten dort in der täglichen Arbeit vielfach ‚Zettelwirtschaft‘ und analoge Prozesse vor, was vor allem den standortübergreifenden Zugriff auf Informationen erschwerte. Mit der Einführung von MS 365 sollten u.a. die Arbeitsdokumentation und das Qualitätsmanagement digital unterstützt werden, um damit den Zugriff auf Informationen sowie gleichzeitig Kommunikation und Absprachen der Mitarbeitenden besser zu unterstützen.
Wie wurde das Thema Digitalisierung angegangen?
Gestaltung und Umsetzung
Zunächst wurden dafür Bedarfe und Anforderungen an die Nutzung der digitalen Tools identifiziert. Hierzu setzte sich die Geschäftsführung mit den Beschäftigten der jeweiligen Standorte zusammen: Bei den Gesprächsrunden informierte die Geschäftsführung zum einen darüber, welche Ziele mit der geplanten Einführung von MS 365 verfolgt wurden. Zum anderen konnte gemeinsam geklärt werden, an welchen Stellen die Arbeit vor Ort durch die digitalen Tools passgenau unterstützt werden kann. Auch der konkrete Bedarf an einzelnen Tools und entsprechenden Software-Lizenzen konnte so geklärt und parallel der notwendige Ausbau der IT-Infrastruktur und Hardware vorangetrieben werden. In einem ersten Pilotversuch wurden dann Mitarbeitende der ambulanten Pflege mit Tablets ausgestattet; sie konnten so u.a. schon während ihrer Touren notwendige Medikamente direkt bestellen.
Kritisch diskutiert wurde in diesem Zusammenhang vor allem das Thema der Datensicherheit: Die Nutzung von MS 365 ist mit vielerlei Unsicherheiten bezogen auf die Speicherung von Daten verbunden; hier war besondere Sensibilität notwendig. Aus Sicherheitsgründen werden sensible Personen- und Pflege-Daten nach wie vor auf einem eigenen Server gespeichert; lediglich ‚unkritische‘ Informationen und Daten werden für die tägliche Arbeit und Kommunikation über MS 365 geteilt (u.a. Verfügbarkeit oder Wartungsdaten der Fahrzeuge für die ambulante Pflege oder Reparatur- und Servicescheine für die interne Haustechnik).
Da die Nutzung der digitalen Tools für viele der Beschäftigten teilweise Neuland war, gab es unmittelbare Bedarfe an Schulung im Umgang mit der Technologie und Unterstützung bei Anwendungsproblemen. Während des mehrmonatigen Einführungsprozesses besuchte die Geschäftsführung regelmäßig alle Unternehmensstandorte; mit den Beschäftigten wurde die Nutzung der einzelnen Tools erprobt, häufig auftretende Fragen und Probleme im Umgang sowie dazugehörige Lösungsvorschläge wurden in einem Textdokument festgehalten. Dieses firmenspezifische Handbuch dient allen Mitarbeitenden als Informationsquelle für die tägliche Arbeit mit MS 365 und beinhaltet neben technischen Hilfen auch grundsätzliche Regeln zur Nutzung der jeweiligen Tools (z.B. bezogen auf die Datensicherheit).
Was hat bei der Gestaltung und Umsetzung von Digitalisierung geholfen?
Unterstützung, Ressourcen
Für die erfolgreiche Digitalisierung bei der PuG war es entscheidend, die Beschäftigten von Beginn an in die Veränderungsprozesse einzubeziehen: So konnten konkrete Nutzungsanforderungen an die digitalen Tools gemeinsam mit den Beschäftigten festgelegt werden. Wichtig war es in diesem Zusammenhang auch, den Beschäftigten Zeit und Raum für die Gewöhnung an die neuen Abläufe sowie den Umgang mit der Technologie zu geben, die bis dato kaum Bestandteil ihrer Arbeit war.
Auch nach der inzwischen abgeschlossenen Einführung von MS 365 soll den Beschäftigten weiterhin die Möglichkeit gegeben werden, ihre Fragen und Probleme im Umgang damit anzusprechen und zu lösen. Vorgesehen ist dafür u.a. eine regelmäßige IT-Sprechstunde. Auch die Benennung fester Ansprechpersonen für Digitalisierungsfragen an den Unternehmensstandorten schafft bei Problemen Anlaufstellen für die Beschäftigten, die unmittelbar weiterhelfen können.
Was wurde mit der Digitalisierung erreicht?
ERGEBNIS
Mit der Einführung von MS 365 ist es bei PuG gelungen, die betrieblichen Abläufe effektiv zu unterstützen und die Zusammenarbeit über die verschiedenen Unternehmensstandorte hinweg zu vereinfachen: Die früher gängige ‚Zettelwirtschaft‘ gehört damit der Vergangenheit an. Informationen und Daten, die die Beschäftigten für ihre tägliche Arbeit benötigen, können jetzt jederzeit an allen Standorten abgerufen werden. Auch alltägliche Personalangelegenheiten, wie Urlaubsanträge, werden inzwischen via MS Forms digital bearbeitet.
Um die Arbeit mit MS 365 im Unternehmen auch weiterhin bestmöglich zu begleiten, sind seitens der Geschäftsführung zudem sogenannte Best-Practice-Meetings als monatlicher Regeltermin geplant: Im Fokus steht dabei der Austausch über den Umgang mit den digitalen Tools, bei dem sich Beschäftigte untereinander Hilfestellung und Tipps zur Nutzung von MS 365 geben können. Die Ideenliste sei laut Geschäftsführer Thimmo Borger lang und die Möglichkeiten des digitalen Arbeitens vor allem für junge Mitarbeitende interessant. Entsprechend sieht er in der Digitalisierung neben den Potenzialen für verbesserte Arbeitsabläufe vor allem auch eine Chance, attraktive Arbeitsbedingungen im Unternehmen zu schaffen.
Von der Datenbrille zum Digitalisierungsteam: Digitalisierung als Daueraufgabe bei der Firma Welser
Jetzt ansehen!
