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Dr. Erich Latniak, Institut Arbeit und Qualifikation | Universität Duisburg-Essen
erich.latniak@uni-due.de
Technologie
Wie können MS 365-Anwendungen die Arbeitsabläufe und Prozesse in Betrieben möglichst effektiv unterstützen und zu besserem Arbeiten sowie besseren Arbeitsbedingungen beitragen? Was gilt es bei der Einführung und Nutzung solcher Tools zu beachten? Das Institut Arbeit und Qualifikation (IAQ) der Universität Duisburg-Essen (UDE) hat zu diesen Fragen am 18.10.2022 eine »Visit&Work«-Lernreise im Gerhard-Mercator-Haus der UDE veranstaltet.
Betriebliche Praktiker:innen waren eingeladen, ihre Erfahrungen im Umgang mit MS 365 zu teilen und zur Diskussion zu stellen. Zudem wurden themenspezifische Inputs zu Fragen der Mitbestimmung sowie zum Thema Datenschutz gegeben. Ziel war es, Einblicke in betriebliche Praxis zu geben sowie Ideen und Anregungen rund um die Einführung und Nutzung von MS 365 in KMU zu vermitteln.
Praxisbeispiel
Einführung und Nutzung von MS 365 bei der PuG Pflege- und Gesundheitsteam GmbH
Zu Beginn der Lernreise berichteten betriebliche Praktiker:innen verschiedener KMU in einer Gesprächsrunde über ihre Erfahrungen bei der Einführung und Nutzung von MS 365 – darunter Thimmo Borger, Geschäftsführer der PuG Pflege- und Gesundheitsteam GmbH.
Bei der PuG war die Verbesserung von Informations- und Kommunikationsabläufen ein zentraler Anstoß für die Einführung von MS 365 im Frühjahr 2022. Das Unternehmen mit derzeit rund 500 Mitarbeitenden bietet an verschiedenen Standorten (u.a. im Ruhrgebiet) Pflege- und Gesundheits-Dienstleistungen an. Um den Austausch zwischen den Standorten zu unterstützen und die Zusammenarbeit mithilfe der digitalen Tools zu effektiveren, setzte sich die Geschäftsführung zunächst mit den Beschäftigten der jeweiligen Standorte zusammen. Bei den Gesprächen konnte geklärt werden, welche Bedarfe mit Blick auf die digitalen Tools bestehen und wie die Tools die tägliche Arbeit sinnvoll unterstützen können, berichtet Thimmo Borger.
Während des Einführungsprozesses besuchte die Geschäftsführung regelmäßig die einzelnen Standorte, um offene Fragen zur Nutzung gemeinsam mit den Beschäftigten zu klären und sie zu schulen. Auch über die inzwischen abgeschlossen Einführungsphase hinweg ist vorgesehen, die Beschäftigten im Umgang mit MS 365 weiter zu begleiten und zu unterstützen. In diesem Zuge wurde auch ein Handbuch erstellt, dass für den Unternehmenskontext die wichtigsten Informationen und Regeln im Umgang mit MS 365 bietet und allen Nutzenden zur Verfügung steht.
Austausch
Aus der Praxis für die Praxis
Die Erfahrungen aus den Praxisbeispielen bildeten den Ausgangspunkt für einen offenen Austausch mit den Teilnehmenden. Diskutiert wurden insbesondere Fragen der Datensicherheit, des Schutzes der Beschäftigten vor einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch die digitalen Tools und damit verbundenen Sorgen der Beschäftigten gegenüber MS 365. Wichtig sei es hier, so eine der betrieblichen Praktiker:innen, alle Beteiligten frühzeitig an einen Tisch zu holen.
So könnten etwaige Bedenken und Ängste, aber auch Wünsche und Bedarfe rechtzeitig thematisiert und in für alle akzeptable und handhabbare Lösungen überführt werden. Gleichzeitig sei es wichtig, den Beschäftigten den konkreten Nutzen der Tools für ihre tägliche Arbeit aufzuzeigen, so Thimmo Borger. Dies schaffe auf Seiten der Beschäftigten immer auch Überzeugung, dass die Einführung von MS 365 für ihre Arbeit durchaus sinnvoll ist.
Blick von außen
Inputs zu Fragen der Mitbestimmung und Datensicherheit
Die Bedeutung eines frühzeitigen Einbezugs von Betriebsrat und Beschäftigten für den Erfolg des Einführungsprozesses betonte auch Torsten Schulz, Berater und Regionalleiter bei der TBS NRW e.V. Gleichzeitig sei die Regelung von MS 365 und seinen vielfältigen Tools besonders herausfordernd, da es sich um ein lebendiges System handele, das sich ständig verändert und weiterentwickelt. Hier kann es sinnvoll sein, eine Rahmenvereinbarung im Betrieb abzuschließen, in der grundlegende Fragen der Technikeinführung und -nutzung geklärt werden. Mittels ‚dynamischen Anlagen der Rahmenvereinbarung‘ können dann Regelungen zu einzelnen Bestandteilen der Software vereinbart und bei Bedarf angepasst werden.
Problematisch bleibt indes das Thema Datensicherheit. Betriebe könnten bei der Nutzung von MS 365 nie ganz sicher sein, dass ihre Daten nicht doch auf Server gelangen, die nicht den europäischen Datenschutzrichtlinien entsprächen, so Thomas Humann, Berater für Datenschutz und IT-Sicherheit. Gleichzeitig könnten die Betriebe in der Praxis kaum auf die Nutzung dieser Software verzichten. Sein Lösungsvorschlag: die Verschlüsselung betrieblicher Daten. Diese sei für KMU vergleichsweise kostengünstig und biete dennoch ein Stück weit Sicherheit.
Was konnten die Teilnehmenden mitnehmen?
Mit dem praxisnahen Erfahrungsaustausch konnte die Lernreise Anregungen und Ansatzpunkte für den Umgang mit den vielfältigen Herausforderungen, aber auch für eine sinnvolle Nutzung der vorhandenen Potenziale von MS 365-Tools aufzuzeigen. Der persönliche Austausch vor Ort und die praxisorientierte Diskussion von Umsetzungserfahrungen und Vorgehensweisen der Einführung und Nutzung von MS 365 wurde von den Teilnehmenden als sehr positiv eingeschätzt.
Der Erfahrungsaustausch habe hilfreiche Inputs für die eigene betriebliche Praxis geliefert, so einer der Teilnehmenden. Auch spezifische Fragen zur Mitbestimmung im Betrieb sowie zum Thema Datenschutz konnten durch die Expertise und Erfahrungen der Referierenden geklärt werden.
Weitergehende Informationen zum Praxisbeispiel finden Sie hier:
